Individual Assignment Chapter 2

 

DESKRIPSI TUGAS 2 INDIVIDU

Mata Kuliah	: Analisis Proses Bisnis
Kode Mata Kuliah	: SIF1220
SKS	: 3 SKS
Dosen Pengampu	: I Made Ardwi Pradnyana, S.T., M.T.

 

1)        Diskusi dengan rekan-rekan mahasiswa sangat disarankan, namun jawaban adalah tanggung jawab masing-masing mahasiswa.

2)        Jawaban diketik dan dikumpulkan dalam bentuk softcopy pada e-learning sampai Rabu, 27 Februari 2019. Perhatikan batas waktu pengumpulan tugas ini. Tidak ada pengumpulan tugas susulan.

3)        Ingatlah selalu mencantumkan daftar referensi/ pustaka yang digunakan atau dijadikan acuan dalam penyelesaian tugas ini.

4)        Jawaban dalam bentuk hard wajib dibawa untuk dibahas pada pertemuan ke 3.

Soal tugas:

a)        Jelaskan perbedaan antara tiga tipe proses bisnis (Management Processes, Operational Processes, Supporting Processes).

b)        Jelaskan perbedaan antara Business Process Improvement (BPI), Business Process Reengineering (BPR) dan Business Process Automation (BPA).

c)        Buat resume mengenai Business Process Modeling Notation (BPMN) yang membahas deskripsi, kelebihan, kegunaan, dll.

d)        Kunjungi website https://www.bizagi.com/en/products/bpm-suite/modeler, download aplikasi BPMN, install pada laptop/ kumputer masing-masing.

Jawaban :

JAWABAN

 

2.1    Definisi Proses Bisnis.

Proses bisnis adalah sebuah aktivitas yang terstruktur atau saling terkait satu sama lain yang digunakan untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang dalam proses akhirnya dapat menghasilkan tujuan tertentu sesuai visi dan misi perusahaan atau organisasi. Sebuah proses bisnis selalu mengedepankan efisiensi dan efektifitas yang menjadi sasaran dibentuknya proses bisnis tersebut. Sehingga dalam melaksanakan misinya sebuah organisasi dapat menggunakan proses bisnis yang baik dan menghasilkan output yang baik pula bagi instansi perusahaan atau organisasi.

 

2.2    Tipe-tipe proses bisnis

1)        Management processes

Merupakan suatu proses yang mengendalikan operasional suatu sistem contohnya : management strategis

Proses manajemen berkaitan dengan fungsi dasar manajemen. Masing-masing seperti pada gambar 1: perencanaan dan pengambilan keputusan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Semua manajer yang bekerja pada berbagai macam organisasi bertanggung jawab atas keempat fungsi tersebut.

2)        Operrational processes

Proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama. Contohnya semisal proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran.

3)        Supporting processes

Merupakan proses yang mendukung proses inti.

Contohnya semisal, akunting rekrutmen, pusat bantuan.

 

2.3    Perbedaan proses bisnis (BPI), (BPR), (BPA)

1)        Business Process Improvement (BPI)

Dibandingkan dengan upaya tingkat rendah yang diperlukan untuk BPA, BPI membutuhkan upaya sedang hingga signifikan dengan risiko sedang hingga signifikan. Sebagai gantinya, BPI menghasilkan peningkatan inkremental yang signifikan. Misalnya, perusahaan bisnis yang sudah memiliki sistem penilaian paparan kuantitatif mungkin ingin menambahkan komponen penilaian paparan kualitatif yang komprehensif dan mengintegrasikan beberapa program hygine industri. Analisis BPI akan dilakukan untuk menemukan kesenjangan antara sistem As-Is dan To-Be. Setelah kesenjangan telah diidentifikasi, strategi untuk rencana perbaikan dapat dirumuskan.

2)        Business Process Reengineering (BPR)

Pertimbangkan kasus di mana dua kelompok kebersihan industri bergabung sebagai hasil dari akuisisi perusahaan. Tidak ada perusahaan yang memiliki sistem yang akan mendukung perusahaan baru; Oleh karena itu, keputusan dibuat untuk menghentikan kedua program demi strategi baru. Dalam hal ini, hasil yang dramatis dapat dicapai melalui BPR. Tujuan BPR adalah membuang segala sesuatu yang diketahui tentang sistem saat ini dan memulai dari awal. Strategi ini menarik karena menjanjikan potensi keuntungan besar. Namun, itu juga memakan waktu dan menghadirkan risiko yang signifikan.

3)        Business Process Automation (Bpa)

Menggunakan strategi BPA, sebagian besar sistem yang ada tetap dipertahankan, tetapi bagian-bagian tertentu diotomatiskan untuk meningkatkan produktivitas. Keuntungan produktivitas yang diperoleh dari strategi ini kecil dan bersifat tambahan; Namun, dari tiga strategis (BPA, BPI, atau BPR), BPA membutuhkan upaya yang paling sedikit dan menghadirkan risiko yang paling kecil. Contoh BPA mungkin adalah kasus di mana perusahaan hanya memiliki sistem pembunuhan eksposur kuantitatif. Sistem ini implisit karena tidak pernah didokumentasikan melalui penggunaan peta proses. Peta-peta ini pada dasarnya menjadi model proses bisnis. Setelah dipetakan, proses diperiksa untuk area di mana otomatisasi tugas rutin akan membawa keuntungan produktivitas. Dengan melakukan hal itu, model konseptual untuk sistem itu dikembangkan. Model sistem akhir mirip dengan model Calon, dengan pengecualian otomatisasi.

 

2.4    Resume BPMN

1)    Apa Itu BPMN ?

Bpmn dapat didefinisikan sebagai diagram proses bisnis yang didasarkan pada teknik diagram alir (flowchart) dan dirancang utuk membuat model grafis operasi bisnis, model proses bisnis, dan jaringan objek grafis yang merupakan aktivitas kerja perusahaan. Dasar-dasar notasi BPMN akan dijelaskan melalui objek grafis yang terdiri dari sejumlah notasi yang memiliki definisi dan makna tertentu bagaimana cara menggunakannya tentu berbeda dengan simbol-simbol sejenis yang ada dalam satu diagram.

2)    Tujuan Dibentuknya BPMN

Tujuan utama  BPMN adalah untuk memberikan notasi yang mudah dimengerti oleh semua pengguna bisnis, dari analis bisnis yang membuat konsep awal proses, hingga pengembang teknis yang bertanggung jawab untuk mengimplementasikan teknologi yang akan dibuat dan melakukan proses bisnis, kemudian manager yang akan mengelola dan memantau proses-proses tersebut.

Dengan demikian, BPMN menciptakan jembatan standar untuk kesenjangan antara proses bisnis desain dan implementasi proses.

3)    Kelebihan BPMN

BPMN terdiri dari serangkaian elemen grafis. Elemen-elemen ini memungkinkan pengembangan diagram sederhana yang akan terlihat familier bagi sebagian besar analis bisnis (misalnya, diagram alur diagram). Elemen dipilih untuk dibedakan satu sama lain dan untuk memanfaatkan bentuk yang akrab bagi kebanyakan pemodel. Misalnya, kegiatan adalah persegi panjang dan keputusan adalah intan. Harus ditekankan bahwa salah satu pendorong pengembangan BPMN adalah menciptakan mekanisme sederhana untuk membuat model proses bisnis, sementara pada saat yang sama mampu menangani kompleksitas yang melekat pada proses bisnis. Pendekatan yang diambil untuk menangani dua persyaratan yang saling bertentangan ini adalah mengatur aspek grafis notasi ke dalam kategori tertentu. Ini memberikan satu set kecil kategori notasi sehingga pembaca BPMN dapat dengan mudah mengenali tipe elemen dasar dan memahami diagram. Dalam kategori elemen dasar, variasi tambahan dan informasi dapat ditambahkan untuk mendukung persyaratan kompleksitas tanpa secara dramatis mengubah tampilan dan nuansa dasar diagram. Empat kategori dasar elemen adalah:

a)      Flow Objects (Mengalir Objek)

b)      Connecting Objects (Menghubungkan Objek)

c)      Swimlanes

d)      Artefak

4)        Notasi BPMN

a.         Flow Objects

BPMN memiliki satu set kecil (tiga) elemen inti, yang merupakan Object Flow, sehingga pemodel tidak harus belajar dan mengenali sejumlah besar bentuk yang berbeda. Tiga Objek Aliran adalah:

Event	Event digambarkan dengan sebuah lingkaran dan merupakan sesuatu yang “terjadi” selama berlangsungnya proses bisnis. Event-event  ini mempengaruhi aliran proses dan biasanya memiliki penyebab (trigger) atau hasil (result). Event  adalah lingkaran dengan pusat terbuka untuk memungkinkan pembedaan trigger dan result yang berbeda. Terdapat 3 tipe event berdasarkan kapan mereka mempengaruhi aliran yaitu Start, Intermediate, dan End
Activity	Activity ditunjukkan dengan persegi panjang dengan ujung-ujung bulat dan merupakan bentuk umum untuk pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan. Sebuah aktivitas dapat berdiri sendiri atau gabungan. Tipe dari aktivitas adalah task dan sub process yang dibedakan dengan tanda + pada bagian tengah bawah dari bentuk tersebut
Gateway	Gateway digambarkan dengan bentuk seperti belah ketupat dan digunakan untuk mengontrol percabangan dan penggabungan Sequence Flow. Jadi, gateway menentukan keputusan tradisional, penggabungan, dan penggabungan aliran. Internal Markers akan menentukan perilaku dari kontrol.

b.         Connecting Objects (Menghubungkan Objek)

Object Flow terhubung bersama dalam diagram untuk membuat struktur kerangka dasar dari proses bisnis. Ada tiga objek penghubung yang menyediakan fungsi ini. Konektor-konektor ini adalah:

Sequence Flow	Sequence Flow diwakili oleh garis solid dengan panah yang solid (lihat gambar di sebelah kanan) dan digunakan untuk menunjukkan urutan (urutan) bahwa kegiatan akan dilakukan dalam suatu Proses. Perhatikan bahwa istilah "aliran kontrol" umumnya tidak digunakan dalam BPMN.
Message Flow	Alur Pesan diwakili oleh garis putus-putus dengan panah terbuka (lihat gambar di sebelah kanan) dan digunakan untuk menunjukkan aliran pesan antara dua Peserta Proses yang terpisah (entitas bisnis atau peran bisnis) yang mengirim dan menerimanya. Dalam BPMN, dua Kelompok terpisah dalam Diagram akan mewakili dua Peserta.
Association	Asosiasi diwakili oleh garis putus-putus dengan panah kepala (lihat gambar di sebelah kanan) dan digunakan untuk mengaitkan data, teks, dan Artefak lainnya dengan objek mengalir. Asosiasi digunakan untuk menunjukkan input dan output kegiatan.

Untuk pemodel yang membutuhkan atau menginginkan tingkat presisi rendah untuk membuat model proses untuk keperluan dokumentasi dan komunikasi, elemen inti plus konektor akan memberikan kemampuan untuk membuat diagram yang mudah dimengerti (lihat Gambar 1).

Untuk pemodel yang membutuhkan tingkat presisi yang lebih tinggi untuk membuat model proses, yang akan tunduk pada analisis terperinci atau akan dikelola oleh Sistem Manajemen Proses Bisnis (BPMS), detail tambahan dapat ditambahkan ke elemen inti dan ditampilkan melalui spidol internal (lihat Gambar 2).

c.         Swimlanes

Banyak metodologi pemodelan proses menggunakan konsep swimlanes sebagai mekanisme untuk mengatur kegiatan ke dalam kategori visual yang terpisah untuk menggambarkan berbagai kemampuan atau tanggung jawab fungsional yang berbeda. BPMN mendukung jalur berenang dengan dua konstruksi utama. Dua jenis objek BPD swimlane adalah:

Pool	Kelompok mewakili Peserta dalam Proses. Ini juga bertindak sebagai wadah grafis untuk mempartisi serangkaian kegiatan dari Pool lain (lihat gambar di sebelah kanan), biasanya dalam konteks situasi B2B.
Lane	Lane adalah sub-partisi di dalam Pool dan akan memperpanjang seluruh panjang Pool, baik secara vertikal maupun horizontal (lihat gambar di sebelah kanan). Jalur digunakan untuk mengatur dan mengkategorikan kegiatan.

Pool digunakan ketika diagram melibatkan dua entitas bisnis yang terpisah atau peserta (lihat Gambar 3) dan secara fisik dipisahkan dalam diagram. Kegiatan-kegiatan dalam Pools terpisah dianggap Proses mandiri. Dengan demikian, Sequence Flow mungkin tidak melewati batas Pool. Message Flow didefinisikan sebagai mekanisme untuk menunjukkan komunikasi antara dua peserta, dan, oleh karena itu, harus menghubungkan antara dua Pool (atau objek di dalam Pool).

Jalur lebih erat terkait dengan metodologi pemodelan proses swimlane tradisional. Jalur sering digunakan untuk memisahkan kegiatan yang terkait dengan fungsi atau peran perusahaan tertentu (lihat Gambar 4). Alur Sekuens dapat melintasi batas Lanes dalam Pool, tetapi Alur Pesan tidak dapat digunakan antara Object Flows dalam Lanes Pool yang sama.

d.         Artefak

BPMN dirancang untuk memungkinkan pemodel dan alat pemodelan beberapa fleksibilitas dalam memperluas notasi dasar dan dalam memberikan kemampuan untuk konteks tambahan yang sesuai dengan situasi pemodelan tertentu, seperti untuk pasar vertikal (mis., Asuransi atau perbankan). Sejumlah Artefak dapat ditambahkan ke diagram yang sesuai untuk konteks proses bisnis yang dimodelkan. Versi saat ini dari spesifikasi BPMN menentukan hanya tiga jenis Artefak BPD, yaitu:

Data Object	Objek Data adalah mekanisme untuk menunjukkan bagaimana data diperlukan atau diproduksi oleh kegiatan. Mereka terhubung dengan aktivitas melalui Asosiasi.
Group	Grup diwakili oleh persegi panjang sudut bulat yang digambar dengan garis putus-putus (lihat gambar di sebelah kanan). Pengelompokan dapat digunakan untuk tujuan dokumentasi atau analisis, tetapi tidak mempengaruhi Alur Urutan.
Annotation	Anotasi adalah mekanisme bagi pemodel untuk memberikan informasi teks tambahan untuk pembaca Diagram BPMN (lihat gambar di sebelah kanan).

Pemodel dapat membuat tipe Artefak mereka sendiri, yang menambahkan rincian lebih lanjut tentang bagaimana proses dilakukan — cukup sering untuk menunjukkan input dan output kegiatan dalam Proses. Namun, struktur dasar proses, sebagaimana ditentukan oleh Activities, Gateways, dan Sequence Flow, tidak diubah dengan penambahan Artefak dalam diagram; seperti yang Anda lihat dengan membandingkan Gambar 4 dan Gambar 5.

1)        Penggunaan Umum BPMN

Pemodelan proses bisnis digunakan untuk mengkomunikasikan berbagai informasi ke audiens yang berbeda. BPMN dirancang untuk mencakup banyak jenis pemodelan dan memungkinkan penciptaan segmen proses serta proses bisnis ujung-ke-ujung, pada berbagai tingkat kesetiaan. Di dalam berbagai tujuan pemodelan proses, ada dua tipe dasar model yang dapat dibuat dengan BPMN:

a)    Proses Kolaboratif (Publik) B2B

Proses B2B kolaboratif menggambarkan interaksi antara dua atau lebih entitas bisnis. Diagram untuk jenis proses ini umumnya dari sudut pandang global. Artinya, mereka tidak mengambil pandangan dari peserta tertentu, tetapi menunjukkan interaksi antara para peserta. Interaksi digambarkan sebagai urutan kegiatan dan pola pertukaran pesan antara peserta. Kegiatan untuk peserta kolaborasi dapat dianggap sebagai "titik sentuh" antara peserta; dengan demikian, proses mendefinisikan interaksi yang terlihat oleh publik untuk setiap peserta. Saat melihat proses yang ditampilkan hanya dalam satu Pool (mis., Untuk satu peserta), proses publik juga disebut proses abstrak. Proses (internal) yang sebenarnya cenderung memiliki lebih banyak kegiatan dan detail daripada yang ditunjukkan dalam proses B2B kolaboratif.

 

b)    Proses Bisnis Internal (Pribadi)

Proses bisnis internal umumnya akan fokus pada sudut pandang organisasi bisnis tunggal. Meskipun proses internal sering menunjukkan interaksi dengan peserta eksternal, mereka mendefinisikan kegiatan yang umumnya tidak terlihat oleh publik dan, oleh karena itu, kegiatan pribadi. Jika swimlanes digunakan maka proses bisnis internal akan terkandung dalam satu Pool. Alur Urutan Proses oleh karena itu terkandung dalam Pool dan tidak dapat melewati batas Pool. Alur Pesan dapat melintasi batas Pool untuk menunjukkan interaksi yang ada antara proses bisnis internal yang terpisah. Dengan demikian, Diagram Proses Bisnis tunggal dapat menunjukkan beberapa proses bisnis pribadi.

Individual Assignment Chapter 1

 

Deskripsi Tugas

1.      Tugas 1 ini adalah tugas individu yang diberikan pada pertemuan ke 1.

2.      Diskusi dengan rekan-rekan mahasiswa sangat disarankan, namun jawaban adalah tanggung jawab masing-masing mahasiswa.

3.      Jawaban diketik dan dikumpulkan dalam bentuk softcopy pada e-learning sampai Rabu, 20 Februari 2019. Perhatikan batas waktu pengumpulan tugas ini. Tidak ada pengumpulan tugas susulan.

4.      Ingatlah selalu mencantumkan daftar referensi/ pustaka yang digunakan atau dijadikan acuan dalam penyelesaian tugas ini.

5.      Jawaban dalam bentuk hard wajib dibawa untuk dibahas pada pertemuan ke 2.

6.      Soal tugas:

·         a.     Bacalah artikel, buku atau referensi terkait yang membahas konsep proses bisnis. Selanjutnya, tuliskan resume yang menjelaskan konsep proses bisnis dengan pola 5W 1H / ADIK SIMBA (Apa yang dimaksud proses bisnis, Dimana saja proses bisnis itu ada dan berperan, Kapan proses bisnis itu dilakukan? Siapa yang terlibat/ berperan penting dalam proses bisnis?, Mengapa proses bisnis penting bagi organisasi?, Bagaimana mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola siklus hidup proses bisnis?)

·         b.     Sebutkan sebuah contoh proses bisnis yang anda ketahui, tuliskan deskripsinya dan gambarkan proses bisnis tersebut menggunakan diagram yang anda kuasai (misalkan saja flowchart, UML Activity Diagram, BPMN atau diagram lainnya). Masing-masing mahasiswa tidak boleh menulis contoh proses bisnis yang sama.

A.    Pengertian Analisis Proses Bisnis.

Analisis proses bisnis merupakan sebuah kajian yang dilakukan guna memperoleh atau mengidentifikasikan sebuah struktur kegiatan kerja yang beraturan dan saling terkait guna memecahkan masalah atau menghasilkan barang dan jasa yang didalam proses tersebut terdapat subproses yang memetakan tugas-tugas tertentu sehingga proses bisnis dapat bejalan dengan baik.  Berikut merupakan Tipe-tipe proses bisnis :

·      Proses manajemen, yaitu proses yang mengendalikan operasional dari sebuah sistem. Contohnya: Manajemen Strategis

·      Proses operasional, yaitu proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama. Contohnya: proses pembelian peralatan manufaktur, pengiklanan, pemasaran, dan penjualan.

·      Proses pendukung, merupakan proses yang mendukung proses inti. Contohnya: akunting, rekruitmen, dan pusat bantuan.

Soal Point a.

A.      Konsep Proses Bisnis.

1.      Apa yang dimaksud proses bisnis.

Sedangkan proses bisnis sendiri memiliki definisi yaitu sebuah aktivitas yang terstruktur atau saling terkait satu sama lain yang digunakan untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang dalam proses akhirnya dapat menghasilkan tujuan tertentu sesuai visi dan misi perusahaan atau organisasi. Sebuah proses bisnis selalu mengedepankan efisiensi dan efektifitas yang menjadi sasaran dibentuknya proses bisnis tersebut. Sehingga dalam melaksanakan misinya sebuah organisasi dapat menggunakan proses bisnis yang baik dan menghasilkan output yang baik pula bagi instansi perusahaan atau organisasi.

2.      Dimana saja proses bisnis itu ada dan berperan.

Sebuah proses bisnis dapat berperan dan berjalan bagi sebuah perusahaan bilamana perusahaan tersebut merupakan perusahaan atau organisasi yang bergerak pada bidang penyedia barang dan jasa. Proses bisnis dalam perananya sendiri di sebuah organisasi atau perusahaan merupakan komponen penting yang digunakan oleh perusahaan tersebut untuk mengetahui urutan pelaksanaan proses bisnisnya agar tujuan perusahaan tersebut dapat berjalan dengan baik dan mencapai strategi bisnis.

3.      Kapan proses bisnis itu dilakukan.

Proses bisnis dapat dilakukan apabila sebuah organisasi atau instansi perusahaan menginginkan adanya perubahan yang signifikan terhadap keberlangsungan proses kerja perusahaan tersebut. Oleh karenanya proses bisnis dapat dibagi menjadi beberapa golongan yang masing-masing prosesnya terfokus pada suatu tujuan tertentu.

Seperti halnya berikut ini :

1)        Integrasi proses bisnis (proses bisnis integrasi)

Adalah bentuk proses bisnis yang merupakan cara untuk melakukan efisiensi perusahaan melalui penerjemahan visi kedalam bentuk strategi dan aksi atau dalam kata lain menggabungkan beberapa proses bisnis menjadi satu, yang kemudian diwujudkan dalam  proses bisnis integrasi.

Contohnya :

a. E-Banking

b. Pendaftaran Mahasiswa Online

c. Ujian Toefl Online

d. E-Commerce

e. E-Goverment

2)        Standarisasi proses bisnis (proses bisnis standar)

Merupakan bentuk penyempurnaan proses bisnis yang telah berjalan sebelumnya, hal ini dilakukan dengan tujuan mengembangkan proses bisnis yang telah diberlakukan apakah telah mencapai capaian standar apa belum. Jika belum sesuai maka akan dilakukan penyesuaian.

Standarisasi proses bisnis dibagi menjadi 2 proses :

Ø  Standarisasi/perbaikan sistem

Ø  Pengembangan ke tingkat yang lebih kompleks

Contoh dalam proses bisnis standarisasi adalah :

Misalkan Universitas Pendididkan Ganesha ingin megembangkan diri menjadi universitas standar internasional dan ingin mendapatkan sertifikasi ISO, maka perlu melakukan standarisasi proses bisnis yang baik dan sesuai dengan yang tertera pada peraturan Badan Akreditasi Nasional (BAN).

3)        Proses bisnis berbasis teknologi

Merupakan pengembangan proses bisnis yang lebih mengutamakan tingkat efisiensi dengan menerapkan aspek teknologi informasi di semua proses bisnis yang ada. Hal yang melatarbelakngi perusahaan atau organisasi melakukan pengembangan proses bisnis berbasis teknologi adalah : efisiensi dan efektivitas, persaingan bisnis, perkembangan teknologi informasi.

Contohnya :

Proses ujian masuk calon mahasiswa yang masih menggunakan media manual (kertas), kemudian seiring perkembangan teknologi diganti menjadi ujian masuk berbasis komputer atau computer based test, sehingga proses ujian dapat lebih cepat dan mudah diketahui hasilnya.

4)        Riset bisnis

Riset bisnis digunakan untuk mengetahui atau menganalisa proses bisnis guna pengmbangan bisnis. Hal yang melatarbelakangi adanya riset bisnis adalah adanya produk pesaing baru, upgrade produk, persaingan bisnis yang semakin ketat, perbaikan dan pengembangan bisnis.

Contohnya : Perusahaan Microsoft atau Apple setelah meluncurkan suatu produk, maka tim riset yang ada pada perusahaan tersebut akan melakukan penelitian terhadap produk yang telah diluncurkan dengan mencari kelemaahan produk tersebut, apabila ditemukan kegagalan produk, maka tim riset akan menggantikan produk tersebut dengan produk terbarunya lagi.

4.      Siapa yang terlibat atau berperan penting dalam proses bisnis.

Seluruh anggota organisasi dapat berperan penting terhadap berlangsungnya proses bisnis di dalam sebuah perusahaan. Namun manajer juga memegang peranan paling penting dalam mengambil keputusan dalam berlangsungnya proses bisnis. Karena dalam setiap proses bisnis nya terdapat subproses yang dapat menentukan langkah apa yang harus diambil selanjutnya agar output dari proses bisnis tidak menyimpang jauh dari tujuan awal organisasi dan sebelum diterapkannya proses bisnis tersebut.

5.      Mengapa proses bisnis berperan penting dalam sebuah organisasi.

Sebuah proses bisnis dapat berperan penting terhadap keberlangsungan dan kemajuan sebuah organisasi. Karena tujuan utama dibentuknya proses bisnis pada sebuah perushaan adalah untuk mengetahui bahwa sebuah perushaan memiliki proses-proses yang harus diselesaikan agar tujuan organisasi dapat terbentuk dan dapat diwujudkan dengan cara yang efektif dan seefisien mungkin. Dalam hal ini, proses bisnis juga dapat membantu sebuah organisasi untuk memetakan tugas yang harus diselesaikan terlebih dahulu, sehingga visi dan misi organisasi dapat tercapai tepat waktu.

6.      Bagaimana mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola siklus hidup proses bisnis.

Beberapa hal yang dapat dilakukan ketika melakukan identifikasi siklus hidup proses bisnis :

1.      Mempertimbangkan ruang lingkup tugas. Ruang lingkup tugas proses bisnis mengacu pada seberapa luas ruang lingkup tugas yang akan dilakukan oleh manajer dalam menentukan proses bisnis diawal pembentukannya. Hal ini dapat digunakan untuk menganalisis apakah proses bisnis dapat berjalan dengan baik apa tidak, jika sebelumnya manajer memiliki tolak ukur dalam menentukan berjalannya proses bisnis maka analisis kedepannya akan lebih mudah dilakukan.

2.      Mencatat subproses yang ada dalam setiap proses. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar setiap proses bisnis dapat diketahui secara spesifik dan dapat memudahkan mamnajer ataupun anggota organisasi dalam menganalisis proses bisnis.

3.      Mendokumentasikan setiap proses bisnis. Manajer dapat mendokumentasikan proses sebagai daftar langkah-langkah dan kemudian dapat menggambarkannya menggunakan diagram alir (flowchart) ataupun UML Diagram Activity dan lain-lain.  Proses analissis menggunakan metode dokumentasi ini merupakan salah satu metode yang efektif karena dalam proses analisisnya memiliki data yang asangat dapat dipertanggungjawabkan.

4.      Melakukan sesi musyawarah (brainstorm) untuk memperbaiki proses yang telah berjalan. Diskusi antar anggota organisasi dapat menjadi solusi dalam menganalisis proses bisnis yang telah berjalan. Hal ini memungkinkan setiap anggota organisasi memiliki gambaran umum proses bisnis secara menyeluruh. Dalam menanggapi pertukaran pikiran yang ada pada saat sesi musyawarah memungkinkan perubahan struktur proses bisnis seperti penyederhanaan proses atau peningkatan layanan kepada pelanggan.

 

Soal point b.

Contoh kasus proses bisnis beserta diagram alirnya :

Sebuah perusahaan A yang bergerak pada bidang manufaktur ingin merubah strategi pada proses bisnis yang telah dijalankan sebelumnya. Perusahaan ini memiliki beberapa bidang jenis produk yang dihasilkan. Seperti semen, porselen dan kaca. Seiring perkembangan zaman perusahaan tersebut ingin memperbaiki proses bisnis yang telah dijalankan sebelumnya yang masih manual, dikarenakan banyaknya perusahaan pesaing yang semakin berkembang pesat pula. Manajer perusahaan tersebut mulai merencanakan strategi pemasaran baru yang menggunakan website resmi (E-Commerce) dan menggunakan sistem terpadu yang dapat memantau dan mengelola sumber daya perushaan dengan baik atau yang biasa di sebut Enterprise Resource Planning (ERP). Berikut alur proses bisnis yang dijalankan manajer perusahaan tersebut :

1. Melalui Website resmi perusahaan (E-Commerce). Proses bisnis yang dapat dilakukan oleh perusahaan melalui E-Commerce ini adalah perusahan mencoba memasarkan produk yang dihasilkan. Konsumen yang mengunjungi webiste ini dapat mengakses seluruh produk yang dipasarkan oleh perusahaan. Dalam forum tersebut selain konsumen atau masyarakat biasa yang dapat mengakses, perusahaan lain pun dapat menjalin kerjasama baik dalam hal berlangganan produk, maupun menjual saham perusahaan kepada investor perusahaan ini, jika kedua belah pihak sama-sama menyetujui. Proses yang dapat dilakukan oleh pelanggan jika akan membeli barang pada website ini adalah pelanggan memasukkan informasi secara resmi, berupa data diri, email, no HP, No Rekening dan alamat tinggal. Kemudian pihak perusahaan akan menerima data tersebut dan melakukan validasi terhadap data barang pesanan, jumlah, dan alamat konsumen. Selain itu perusahaan dapat bekerjasama dengan perusahaan lain yang menyediakan layanan jasa antar barang. Sehingga efisiensi waktu dan otomatisasi proses bisnis dapat dilakukan dalam satu halaman website dan tidak memerlukan proses yang sangat rumit. Setelah itu barang yang dipesan konsumen akan langsung diantar, jika proses packing dan distribusi telah selesai.

2. Berikut diagram proses bisnis yang digambarkan menggunakan UML CASE DIAGRAMS

Berikut merupakan penjelasan dan cara baca dari USE CASE DIAGRAM tersebut.

1.      Admin dan konsumen dapat mengakses sistem (E-Commerce) yang di ciptakan oleh perusahaan menggunakan garis Association Relationship. Yaitu garis yang menghubungkan antara aktor dengan sistem (simbol use case). Didalam interaksi tersebut, Admin dapat memberikan jawaban atas segala pertanyaan yang diberikan oleh konsumen. Dan dalam hal ini, admin memiliki akses penuh terhadap setiap perubahan yang ditampilkan oleh sistem.

2.      Peranan Manager di dalam Use Case Diagram tersebut adalah sebagai aktor yang dapat mengambil keputusan  dan menetapkan aturan perusahaan secara penuh didalam proses bisnis tersebut. Manager sesuai dengan diagram diatas, memiliki akses bisnis yang sangat luas. Manager terhubung dan melakukan interaksi dengan use case ERP. Didalam sistem ERP ini, manager dapat mengakses seluruh proses bisnis yang ada, karena antara sub Use Case, yang mewakili proses bisnis terhubung dengan menggunakan garis alir include. Dimana garis alir ini dapat melakukan sebuah aksi atau mengirimkan data, sehingga sebuah event dapat terjadi. Event dalam hal ini dapat dimisalkan sebagai data yang digunakan untuk mengambil keputusan dan memantau proses bisnis yang ada.

3.      Produsen dalam diagram tersebut memiliki akses interaksi terhadap Use Case gudang produksi. Dimana produsen bekerja pada gudang tersebut dan kemudian output dari gudang produksi tersebut terhubung dengan gudang penyimpanan barang. Yang mana pada diagram ini, antara gudang produsen dengan gudang penyimpanan barang dihubungkan dengan simbol alir bernama Extend Relationship. Yang berfungsi sebagai menggambarkan perilaku yang opsional atau yang hanya dijalankan pada kondisi tertentu pada Use Case. Hal ini berarti proses produksi yang dilakukan oleh produsen dalam gudang produksi hanya dapat bejalan ketika ada intruksi dari manager atau dari gudang penyimpanan barang.

4.      Proses bisnis yang selanjutnya adalah dimana pesanan yang diterima oleh admin melalui website E-Commerce akan diproses dan disetujui oleh admin. Kemudian persediaan barang yang dibutuhkan, akan di proses dan admin akan melihat persediaan barang yang ada di gudang penyimpanan. Setelah itu, Admin akan menghubungi pihak kurir, yang telah bekerjasama dengan perusahaan bahwasannya akan ada beberapa barang yang harus diantar. Sesuai dengan instruksi Admin E-Commerce maka pihak kurir akan mengambil barang yang ada di gudang peyimpanan, dengan membawa barang bukti yang berupa kuitansi elektronik maupun slip pembayaran yang sah dari perusahaan.

5.      Kemudian kurir akan mengantarkan barang sesuai pesanan konsumen. Diagram alir yang dignakan oleh Use Case E-Commerce dengan kurir yaitu menggunakan Generalization Relationship. Dimana diaram alir ini memiliki fungsi menggambarkan use case secara khusus kepada use case secara umum. Kemudian diagram alir yang digunakan oleh pihak kurir dengan konsumen sebagai Output  adalah diagram directed asosiation relationship. Dimana diagram ini memiliki fungsi menghubungkan interaksi asosiasi yang dihubungkan hanya dengan satu arah, yaitu ke konsumen.

6.      Diagram proses bisnis tersebut juga dibatasi oleh sebuah boundary system, yang bertujuan untuk membatasi dan menggambarkan jangkauan akses dari sistem tersebut.