Individual Assignment Chapter 1

 

Deskripsi Tugas

1.      Tugas 1 ini adalah tugas individu yang diberikan pada pertemuan ke 1.

2.      Diskusi dengan rekan-rekan mahasiswa sangat disarankan, namun jawaban adalah tanggung jawab masing-masing mahasiswa.

3.      Jawaban diketik dan dikumpulkan dalam bentuk softcopy pada e-learning sampai Rabu, 20 Februari 2019. Perhatikan batas waktu pengumpulan tugas ini. Tidak ada pengumpulan tugas susulan.

4.      Ingatlah selalu mencantumkan daftar referensi/ pustaka yang digunakan atau dijadikan acuan dalam penyelesaian tugas ini.

5.      Jawaban dalam bentuk hard wajib dibawa untuk dibahas pada pertemuan ke 2.

6.      Soal tugas:

·         a.     Bacalah artikel, buku atau referensi terkait yang membahas konsep proses bisnis. Selanjutnya, tuliskan resume yang menjelaskan konsep proses bisnis dengan pola 5W 1H / ADIK SIMBA (Apa yang dimaksud proses bisnis, Dimana saja proses bisnis itu ada dan berperan, Kapan proses bisnis itu dilakukan? Siapa yang terlibat/ berperan penting dalam proses bisnis?, Mengapa proses bisnis penting bagi organisasi?, Bagaimana mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola siklus hidup proses bisnis?)

·         b.     Sebutkan sebuah contoh proses bisnis yang anda ketahui, tuliskan deskripsinya dan gambarkan proses bisnis tersebut menggunakan diagram yang anda kuasai (misalkan saja flowchart, UML Activity Diagram, BPMN atau diagram lainnya). Masing-masing mahasiswa tidak boleh menulis contoh proses bisnis yang sama.

A.    Pengertian Analisis Proses Bisnis.

Analisis proses bisnis merupakan sebuah kajian yang dilakukan guna memperoleh atau mengidentifikasikan sebuah struktur kegiatan kerja yang beraturan dan saling terkait guna memecahkan masalah atau menghasilkan barang dan jasa yang didalam proses tersebut terdapat subproses yang memetakan tugas-tugas tertentu sehingga proses bisnis dapat bejalan dengan baik.  Berikut merupakan Tipe-tipe proses bisnis :

·      Proses manajemen, yaitu proses yang mengendalikan operasional dari sebuah sistem. Contohnya: Manajemen Strategis

·      Proses operasional, yaitu proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama. Contohnya: proses pembelian peralatan manufaktur, pengiklanan, pemasaran, dan penjualan.

·      Proses pendukung, merupakan proses yang mendukung proses inti. Contohnya: akunting, rekruitmen, dan pusat bantuan.

Soal Point a.

A.      Konsep Proses Bisnis.

1.      Apa yang dimaksud proses bisnis.

Sedangkan proses bisnis sendiri memiliki definisi yaitu sebuah aktivitas yang terstruktur atau saling terkait satu sama lain yang digunakan untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang dalam proses akhirnya dapat menghasilkan tujuan tertentu sesuai visi dan misi perusahaan atau organisasi. Sebuah proses bisnis selalu mengedepankan efisiensi dan efektifitas yang menjadi sasaran dibentuknya proses bisnis tersebut. Sehingga dalam melaksanakan misinya sebuah organisasi dapat menggunakan proses bisnis yang baik dan menghasilkan output yang baik pula bagi instansi perusahaan atau organisasi.

2.      Dimana saja proses bisnis itu ada dan berperan.

Sebuah proses bisnis dapat berperan dan berjalan bagi sebuah perusahaan bilamana perusahaan tersebut merupakan perusahaan atau organisasi yang bergerak pada bidang penyedia barang dan jasa. Proses bisnis dalam perananya sendiri di sebuah organisasi atau perusahaan merupakan komponen penting yang digunakan oleh perusahaan tersebut untuk mengetahui urutan pelaksanaan proses bisnisnya agar tujuan perusahaan tersebut dapat berjalan dengan baik dan mencapai strategi bisnis.

3.      Kapan proses bisnis itu dilakukan.

Proses bisnis dapat dilakukan apabila sebuah organisasi atau instansi perusahaan menginginkan adanya perubahan yang signifikan terhadap keberlangsungan proses kerja perusahaan tersebut. Oleh karenanya proses bisnis dapat dibagi menjadi beberapa golongan yang masing-masing prosesnya terfokus pada suatu tujuan tertentu.

Seperti halnya berikut ini :

1)        Integrasi proses bisnis (proses bisnis integrasi)

Adalah bentuk proses bisnis yang merupakan cara untuk melakukan efisiensi perusahaan melalui penerjemahan visi kedalam bentuk strategi dan aksi atau dalam kata lain menggabungkan beberapa proses bisnis menjadi satu, yang kemudian diwujudkan dalam  proses bisnis integrasi.

Contohnya :

a. E-Banking

b. Pendaftaran Mahasiswa Online

c. Ujian Toefl Online

d. E-Commerce

e. E-Goverment

2)        Standarisasi proses bisnis (proses bisnis standar)

Merupakan bentuk penyempurnaan proses bisnis yang telah berjalan sebelumnya, hal ini dilakukan dengan tujuan mengembangkan proses bisnis yang telah diberlakukan apakah telah mencapai capaian standar apa belum. Jika belum sesuai maka akan dilakukan penyesuaian.

Standarisasi proses bisnis dibagi menjadi 2 proses :

Ø  Standarisasi/perbaikan sistem

Ø  Pengembangan ke tingkat yang lebih kompleks

Contoh dalam proses bisnis standarisasi adalah :

Misalkan Universitas Pendididkan Ganesha ingin megembangkan diri menjadi universitas standar internasional dan ingin mendapatkan sertifikasi ISO, maka perlu melakukan standarisasi proses bisnis yang baik dan sesuai dengan yang tertera pada peraturan Badan Akreditasi Nasional (BAN).

3)        Proses bisnis berbasis teknologi

Merupakan pengembangan proses bisnis yang lebih mengutamakan tingkat efisiensi dengan menerapkan aspek teknologi informasi di semua proses bisnis yang ada. Hal yang melatarbelakngi perusahaan atau organisasi melakukan pengembangan proses bisnis berbasis teknologi adalah : efisiensi dan efektivitas, persaingan bisnis, perkembangan teknologi informasi.

Contohnya :

Proses ujian masuk calon mahasiswa yang masih menggunakan media manual (kertas), kemudian seiring perkembangan teknologi diganti menjadi ujian masuk berbasis komputer atau computer based test, sehingga proses ujian dapat lebih cepat dan mudah diketahui hasilnya.

4)        Riset bisnis

Riset bisnis digunakan untuk mengetahui atau menganalisa proses bisnis guna pengmbangan bisnis. Hal yang melatarbelakangi adanya riset bisnis adalah adanya produk pesaing baru, upgrade produk, persaingan bisnis yang semakin ketat, perbaikan dan pengembangan bisnis.

Contohnya : Perusahaan Microsoft atau Apple setelah meluncurkan suatu produk, maka tim riset yang ada pada perusahaan tersebut akan melakukan penelitian terhadap produk yang telah diluncurkan dengan mencari kelemaahan produk tersebut, apabila ditemukan kegagalan produk, maka tim riset akan menggantikan produk tersebut dengan produk terbarunya lagi.

4.      Siapa yang terlibat atau berperan penting dalam proses bisnis.

Seluruh anggota organisasi dapat berperan penting terhadap berlangsungnya proses bisnis di dalam sebuah perusahaan. Namun manajer juga memegang peranan paling penting dalam mengambil keputusan dalam berlangsungnya proses bisnis. Karena dalam setiap proses bisnis nya terdapat subproses yang dapat menentukan langkah apa yang harus diambil selanjutnya agar output dari proses bisnis tidak menyimpang jauh dari tujuan awal organisasi dan sebelum diterapkannya proses bisnis tersebut.

5.      Mengapa proses bisnis berperan penting dalam sebuah organisasi.

Sebuah proses bisnis dapat berperan penting terhadap keberlangsungan dan kemajuan sebuah organisasi. Karena tujuan utama dibentuknya proses bisnis pada sebuah perushaan adalah untuk mengetahui bahwa sebuah perushaan memiliki proses-proses yang harus diselesaikan agar tujuan organisasi dapat terbentuk dan dapat diwujudkan dengan cara yang efektif dan seefisien mungkin. Dalam hal ini, proses bisnis juga dapat membantu sebuah organisasi untuk memetakan tugas yang harus diselesaikan terlebih dahulu, sehingga visi dan misi organisasi dapat tercapai tepat waktu.

6.      Bagaimana mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola siklus hidup proses bisnis.

Beberapa hal yang dapat dilakukan ketika melakukan identifikasi siklus hidup proses bisnis :

1.      Mempertimbangkan ruang lingkup tugas. Ruang lingkup tugas proses bisnis mengacu pada seberapa luas ruang lingkup tugas yang akan dilakukan oleh manajer dalam menentukan proses bisnis diawal pembentukannya. Hal ini dapat digunakan untuk menganalisis apakah proses bisnis dapat berjalan dengan baik apa tidak, jika sebelumnya manajer memiliki tolak ukur dalam menentukan berjalannya proses bisnis maka analisis kedepannya akan lebih mudah dilakukan.

2.      Mencatat subproses yang ada dalam setiap proses. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar setiap proses bisnis dapat diketahui secara spesifik dan dapat memudahkan mamnajer ataupun anggota organisasi dalam menganalisis proses bisnis.

3.      Mendokumentasikan setiap proses bisnis. Manajer dapat mendokumentasikan proses sebagai daftar langkah-langkah dan kemudian dapat menggambarkannya menggunakan diagram alir (flowchart) ataupun UML Diagram Activity dan lain-lain.  Proses analissis menggunakan metode dokumentasi ini merupakan salah satu metode yang efektif karena dalam proses analisisnya memiliki data yang asangat dapat dipertanggungjawabkan.

4.      Melakukan sesi musyawarah (brainstorm) untuk memperbaiki proses yang telah berjalan. Diskusi antar anggota organisasi dapat menjadi solusi dalam menganalisis proses bisnis yang telah berjalan. Hal ini memungkinkan setiap anggota organisasi memiliki gambaran umum proses bisnis secara menyeluruh. Dalam menanggapi pertukaran pikiran yang ada pada saat sesi musyawarah memungkinkan perubahan struktur proses bisnis seperti penyederhanaan proses atau peningkatan layanan kepada pelanggan.

 

Soal point b.

Contoh kasus proses bisnis beserta diagram alirnya :

Sebuah perusahaan A yang bergerak pada bidang manufaktur ingin merubah strategi pada proses bisnis yang telah dijalankan sebelumnya. Perusahaan ini memiliki beberapa bidang jenis produk yang dihasilkan. Seperti semen, porselen dan kaca. Seiring perkembangan zaman perusahaan tersebut ingin memperbaiki proses bisnis yang telah dijalankan sebelumnya yang masih manual, dikarenakan banyaknya perusahaan pesaing yang semakin berkembang pesat pula. Manajer perusahaan tersebut mulai merencanakan strategi pemasaran baru yang menggunakan website resmi (E-Commerce) dan menggunakan sistem terpadu yang dapat memantau dan mengelola sumber daya perushaan dengan baik atau yang biasa di sebut Enterprise Resource Planning (ERP). Berikut alur proses bisnis yang dijalankan manajer perusahaan tersebut :

1. Melalui Website resmi perusahaan (E-Commerce). Proses bisnis yang dapat dilakukan oleh perusahaan melalui E-Commerce ini adalah perusahan mencoba memasarkan produk yang dihasilkan. Konsumen yang mengunjungi webiste ini dapat mengakses seluruh produk yang dipasarkan oleh perusahaan. Dalam forum tersebut selain konsumen atau masyarakat biasa yang dapat mengakses, perusahaan lain pun dapat menjalin kerjasama baik dalam hal berlangganan produk, maupun menjual saham perusahaan kepada investor perusahaan ini, jika kedua belah pihak sama-sama menyetujui. Proses yang dapat dilakukan oleh pelanggan jika akan membeli barang pada website ini adalah pelanggan memasukkan informasi secara resmi, berupa data diri, email, no HP, No Rekening dan alamat tinggal. Kemudian pihak perusahaan akan menerima data tersebut dan melakukan validasi terhadap data barang pesanan, jumlah, dan alamat konsumen. Selain itu perusahaan dapat bekerjasama dengan perusahaan lain yang menyediakan layanan jasa antar barang. Sehingga efisiensi waktu dan otomatisasi proses bisnis dapat dilakukan dalam satu halaman website dan tidak memerlukan proses yang sangat rumit. Setelah itu barang yang dipesan konsumen akan langsung diantar, jika proses packing dan distribusi telah selesai.

2. Berikut diagram proses bisnis yang digambarkan menggunakan UML CASE DIAGRAMS

Berikut merupakan penjelasan dan cara baca dari USE CASE DIAGRAM tersebut.

1.      Admin dan konsumen dapat mengakses sistem (E-Commerce) yang di ciptakan oleh perusahaan menggunakan garis Association Relationship. Yaitu garis yang menghubungkan antara aktor dengan sistem (simbol use case). Didalam interaksi tersebut, Admin dapat memberikan jawaban atas segala pertanyaan yang diberikan oleh konsumen. Dan dalam hal ini, admin memiliki akses penuh terhadap setiap perubahan yang ditampilkan oleh sistem.

2.      Peranan Manager di dalam Use Case Diagram tersebut adalah sebagai aktor yang dapat mengambil keputusan  dan menetapkan aturan perusahaan secara penuh didalam proses bisnis tersebut. Manager sesuai dengan diagram diatas, memiliki akses bisnis yang sangat luas. Manager terhubung dan melakukan interaksi dengan use case ERP. Didalam sistem ERP ini, manager dapat mengakses seluruh proses bisnis yang ada, karena antara sub Use Case, yang mewakili proses bisnis terhubung dengan menggunakan garis alir include. Dimana garis alir ini dapat melakukan sebuah aksi atau mengirimkan data, sehingga sebuah event dapat terjadi. Event dalam hal ini dapat dimisalkan sebagai data yang digunakan untuk mengambil keputusan dan memantau proses bisnis yang ada.

3.      Produsen dalam diagram tersebut memiliki akses interaksi terhadap Use Case gudang produksi. Dimana produsen bekerja pada gudang tersebut dan kemudian output dari gudang produksi tersebut terhubung dengan gudang penyimpanan barang. Yang mana pada diagram ini, antara gudang produsen dengan gudang penyimpanan barang dihubungkan dengan simbol alir bernama Extend Relationship. Yang berfungsi sebagai menggambarkan perilaku yang opsional atau yang hanya dijalankan pada kondisi tertentu pada Use Case. Hal ini berarti proses produksi yang dilakukan oleh produsen dalam gudang produksi hanya dapat bejalan ketika ada intruksi dari manager atau dari gudang penyimpanan barang.

4.      Proses bisnis yang selanjutnya adalah dimana pesanan yang diterima oleh admin melalui website E-Commerce akan diproses dan disetujui oleh admin. Kemudian persediaan barang yang dibutuhkan, akan di proses dan admin akan melihat persediaan barang yang ada di gudang penyimpanan. Setelah itu, Admin akan menghubungi pihak kurir, yang telah bekerjasama dengan perusahaan bahwasannya akan ada beberapa barang yang harus diantar. Sesuai dengan instruksi Admin E-Commerce maka pihak kurir akan mengambil barang yang ada di gudang peyimpanan, dengan membawa barang bukti yang berupa kuitansi elektronik maupun slip pembayaran yang sah dari perusahaan.

5.      Kemudian kurir akan mengantarkan barang sesuai pesanan konsumen. Diagram alir yang dignakan oleh Use Case E-Commerce dengan kurir yaitu menggunakan Generalization Relationship. Dimana diaram alir ini memiliki fungsi menggambarkan use case secara khusus kepada use case secara umum. Kemudian diagram alir yang digunakan oleh pihak kurir dengan konsumen sebagai Output  adalah diagram directed asosiation relationship. Dimana diagram ini memiliki fungsi menghubungkan interaksi asosiasi yang dihubungkan hanya dengan satu arah, yaitu ke konsumen.

6.      Diagram proses bisnis tersebut juga dibatasi oleh sebuah boundary system, yang bertujuan untuk membatasi dan menggambarkan jangkauan akses dari sistem tersebut.